A gestão tributária é essencial para o cumprimento das obrigações principais e acessórias de uma forma mais efetiva. Uma gestão tributária eficiente abrange todos os processos da empresa de uma forma ampla, dentre outros, o departamento de compras, faturamento, fiscal, financeiro e contábil. Com isso, temos a visão de que o cumprimento das obrigações tributárias não se limita apenas ao pagamento de um imposto ou o envio de uma obrigação acessória, pois anteriormente à essa etapa, existe um grande processamento de informações no qual praticamente todos os departamentos da empresa estão envolvidos.
Dentre outros fatores que são importantes na gestão tributaria de uma empresa, destacamos a importância da gestão das documentações fiscais.
Tendo em vista de que a legislação tributária passa por constantes atualizações, é importante estar atento às mudanças na legislação federal, estadual e municipal, para não ser pego de surpresa tanto na emissão quanto no recebimento de um documento fiscal.
É fundamental que a equipe esteja alinhada a esse propósito, para isso vale destacar a importância de estabelecer procedimentos internos, bem como, realizar treinamentos, de forma a orientar cada departamento em como conduzir uma operação que envolva um documento fiscal, assim como, sua adequada armazenagem.
A tecnologia tem facilitado muito nos processos de gestão de documentações fiscais das empresas. Atualmente é possível contar com o apoio de ferramentas que facilitam a rotina empresarial, tornando-a mais automatizada e consequentemente mais produtiva. Por exemplo, realizar a busca de todos os documentos fiscais que foram emitidos para o CNPJ da empresa; tomar ciência de operações desconhecidas no qual pode indicar indícios de uma possível fraude com o uso indevido da Inscrição Estadual da empresa; realizar o monitoramento do recebimento de notas fiscais pelo cliente; realizar a conciliação de todos os documentos envolvidos nas operações da empresa com os livros fiscais; dentre outras.
Com a gestão de documentos fiscais realizada de maneira eficiente, além de outros diversos benefícios para a empresa, é possível obter uma melhor adequação dos processos para mitigação de erros que possivelmente podem ocasionar em penalidades fiscais, assim como, cumprimento adequado dos prazos previstos na legislação e o aproveitamento de possíveis oportunidades fiscais no qual permitirá a redução de tributos de uma forma lícita.
Por Michele Moreira